29. Juli 2016

Dem Chaos keine Chance!

Die Versorgung von Patienten und das Arbeiten in der Werkstatt macht meistens mehr Spaß, als die Büroarbeit. Doch diese Last kann (fast) zur Lust werden. Von Stefan Slaby
Ja, soll ich jetzt auch noch Bürokauffrau lernen?“, Inga Stierlinski (43) ist sichtlich verzweifelt. Es ist das erste Mal, dass sich die Orthopädieschuhmachermeisterin um die Steuerklärung selbst kümmern muss. Bislang wurde sie in einem Gründerzentrum von einer „Fachkauffrau für Bürokommunikation“, die sich ebenfalls selbstständig machte, unterstützt.

„Sie machte mein Büro und ich kümmerte mich um ihre Füße“, beschreibt sie die bequeme Symbiose. Doch das Projekt ist im Herbst beendet, die informelle Teamarbeit aus und vorbei. Den Büroservice bezahlen kann sie nicht, die Steuererklärung liegt an und das „Büro“ der Meisterin besteht aus drei Kartons und einem sehr aufgeräumten Schreibtisch…
Zugegeben: Nicht immer ist die Situation so desperat wie in diesem Fall. Doch selbstständige Büroserviceunternehmer wissen: Handwerker sind nicht unbedingt begnadete Bürokräfte. Müssen sie auch nicht. Doch ein paar Dinge sind schon zu beachten, wenn zum Beispiel die Steuererklärung nicht zum Fiasko werden soll.

Die Fehler

Sammler
Das kann man vielleicht noch gebrauchen. Nie ist dieser Satz verhängnisvoller als im Bürobetrieb. Der Katalog, ein Flyer der Konkurrenz, ein Werbebrief, Zeitungsausschnitte, Muster. „Mal eben“ wurden diese vermeintlichen Schätze zwischen Rechnungen, Belege, Bestellungen und Seminarunterlagen. Diese Art der Ablage gerät bereits nach wenigen Wochen außer Kontrolle. Alles wegwerfen geht jetzt nicht mehr. Alles behalten erst recht nicht. Zum Sortieren ist oft keine Zeit.

Zeit
Damit ist der zweite Kardinalfehler benannt. Ums Büro kümmere ich mich, wenn Zeit ist. Notfalls im Herbst. Was sich dann an Quittungen aufgehäuft hat, ist oftmals ohne Hilfe nicht mehr in den Griff zu bekommen.

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