Foto: fotolia.de

Anzeige

Der Erfolg eines Betriebes ist planbar und kein Zufall. Doch wer seine Zahlen nicht kennt oder diese nicht zu deuten weiß, tut sich mit einer Renditesteigerung schwer.
Auf was sollten Betriebsinhaber achten und wo können Einsparungen sinnvoll sein?

Das betriebswirtschaftliche Prob­lem in der Orthopädieschuhtechnik wird von vielen ­Betrieben noch nicht richtig erkannt. Zu sehr wird nur der Umsatz gesehen und der Erfolg wird – wie so oft – am Konto­stand beurteilt. Die Schere zwischen den steigenden Kosten und rückläufigen Erstattungsbeträgen von Hilfsmitteln wird aber immer größer. Es zeigt sich, dass monatliche betriebswirtschaftliche Auswertungen des Steuerberaters und Statis­tiken aus den Abrechnungsprogrammen zu wenig ausgewertet werden. Veränderungen wichtiger Kennzahlen gegenüber dem Vorjahr, wie zum Beispiel bei Umsatz, Kosten und vorläufigem Ergebnis, oder auch Abweichungen gegenüber den Planzahlen werden häufig zu spät entdeckt.

Es fehlt den Betrieben aus meiner Sicht in erster Linie an relevanten Branchenkennzahlen zur Orientierung und oft auch am Mut zur Veränderung. Die Folgen sind fatal. Erst nach 12 oder 18 Monaten kommt bei der Bilanzbesprechung mit dem Steuerberater die Ernüchterung: Die Rendite des Betriebes ist unbefriedigend, nun gilt es zu reagieren.

Mehr Transparenz durch Erlöskonten

Die fehlende Transparenz beim Umsatz ist das erste Problem. Es reicht nicht aus, nur nach 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer zu unterscheiden, wie es für den Steuer­berater und die Finanzbuchhaltung notwendig ist. Um einen sinnvollen und schnellen Überblick zu erhalten, sollte man die Erlöskonten nach Produktgruppen aufteilen (Abb. 1). Eine solche Aufteilung kann beispielsweise nach Maßschuhen, Einlagen, Zurichtungen, diabetes-adaptierten Fußbettungen und Reparaturen erfolgen, wodurch man auf Veränderungen gegenüber dem Vorjahr schneller reagieren kann.

Weiterhin ist eine exakte Aufteilung auch erforderlich, um eine aussagefähige Umsatzplanung durchführen zu können. Denn nur so ist es möglich, die Umsatzentwicklung speziell in den einzelnen Bereichen zu kontrollieren (Abb. 2). Diese Statistiken und Informationen, die der Betrieb benötigt, bekommt man leicht aus den Abrechnungsprogrammen. Ich empfehle sogar noch weiterzugehen und auch die Umsatz­­entwicklung bei Ärzten und Kranken­kassen nach den verschiedenen Produktgruppen zu beobachten (Abb. 3). Schwierigkeiten entstehen in der Regel leider dann, wenn man im Betrieb die genauen Umsatzanteile in der Werkstatt nicht kennt oder auch nicht weiß, wie  die Zahlen zu deuten sind.

Materialbeschaffung

Der Materialeinkauf ist ein wichtiges betriebswirtschaftliches Werkzeug und bedarf einer ständigen Kontrolle, da der optimale Material- und Wareneinsatz für eine hohe Rendite von großer Bedeutung ist. Den Wert des Material- und Wareneinsatzes sollte der Unternehmer kennen und auch versuchen, ihn positiv zu beeinflussen. Jedoch erfährt der Unternehmer oft erst beim Jahresgespräch für die Bilanz von seinem Steuerberater den errechneten Faktor für das vergangene Geschäftsjahr – viel zu spät für das laufende Jahr. Und dann wird dieser Basiswert oft nicht einmal für die Planung des neuen Geschäftjahres genutzt. Dabei wäre gerade hier die Veränderung leicht einzubringen.

Der Ausdruck aus der Abrechnungssoftware (hier am Beispiel PAEDUS dargestellt) liefert Zahlen, die nach Produktgruppen unterteilt sind
Der Ausdruck aus der Abrechnungssoftware (hier am Beispiel PAEDUS dargestellt) liefert Zahlen, die nach
Produktgruppen unterteilt sind

Allgemein lässt sich der Materialeinsatz beim Einkauf durch gute Konditionen und im Produktionsablauf durch gezielte Materialverwendung einfach beeinflussen. Genau hier besteht meiner Erfahrung nach der größte Handlungs­bedarf, denn viele Unternehmer vergleichen nicht die Netto-Einkaufspreise der Lieferanten, sondern lassen sich durch Rabatte oder Boni blenden. Hinzu kommt ein starker Hang zu überhöhten Lagerbeständen. Im Materiallager „schlummern“ häufig stille Reserven, die eine starke Kapitalbindung verursachen. Mit durchschnittlich 32 Prozent des Umsatzes liegt der Material- und Wareneinsatz bei Orthopädieschuhtechnikern, die auch Handel betreiben, besonders hoch.

Personalkosten

Es ist jedem Unternehmer klar, dass mit dem erwirtschafteten Rohertrag die ­gesamten Kosten – und natürlich auch ein Gewinn – abgedeckt werden müssen. Hierbei sind die Personalkos­ten der wichtigste Faktor. Dass hier viel ungenutztes Potenzial liegt, wird deutlich, wenn man sich klar macht, dass derzeit im Schnitt über zwei Drittel der Gesamtkosten eines Betriebes auf Personalkosten entfallen. Das Personal verursacht besonders bei der arbeitsintensiven Maßschuhfertigung einen hohen Lohnkostenanteil. Dazu kommen die ständig steigenden Verwaltungsarbeiten, die ebenfalls zu steigenden Personalaufwendungen führen. Als Merksatz für einen Unternehmer gilt: Um eine gute Rendite zu erzielen, dürfen die Personalkosten höchstens ein Drittel des Umsatzes einnehmen.

Schwierigkeiten entstehen, wenn die genauen Umsatzzahlen nicht vorliegen oder man diese nicht deuten kann
Schwierigkeiten entstehen, wenn die genauen Umsatzzahlen nicht vorliegen oder man diese nicht deuten kann

Der erste Schritt, um die Personal­kosten in der Produktion in den Griff zu bekommen, ist die Leistungen der Mitarbeiter in der Werkstatt zu erfassen (Abb. 4). Dies ist nur möglich, wenn alle Tätigkeiten mit einem Umsatzanteil bewertet werden – von der Rezeptannahme über die einzelnen Arbeitsschritte bis zur Abrechnung gegenüber den Krankenkassen. Dadurch erhält man dann eine objektive Leistungsbewertung der einzelnen Mitarbeiter und kann an der richtigen Stelle mit Ein­sparungen beginnen. Wenn es gelingt, den Hauptkostenfaktor „Lohn“ in das richtige Verhältnis zum Umsatz zu bringen, sind gute Voraussetzungen für einen guten Ertrag vorhanden.

Mit Statistiken aus den Abrechnungsprogrammen kann man auch die Umsatzentwicklung bei Ärzten und Krankenkassen nach Produktgruppen beobachten
Mit Statistiken aus den Abrechnungsprogrammen kann man auch die Umsatzentwicklung bei Ärzten und Krankenkassen
nach Produktgruppen beobachten

Kostenfaktoren auf den Prüfstand

Auch die anderen Kostenarten dürfen bei einer Prüfung der Unternehmens­situation nicht vergessen werden. Diese zeigen häufig erst mittelfristig die erhoffte Wirkung einer Kostenreduk­tion. Als Beispiel sind hier die Raumkosten mit dem hohen Anteil der Miete zu nennen. Zwar ist es oft schwierig, Mietreduzierungen zu erreichen, doch einen Versuch ist es allemal wert.

Mehr Spielraum gibt es bei den Versicherungen. Eine neutrale Analyse bringt oft Einsparpotentiale hervor – zum Teil sogar bei einer gleichzeitig besseren Absicherung im Schadensfall. Dieser Effekt ist nicht zu unterschätzen, denn auf ­eine Laufzeit von zehn Jahren und länger kommen beachtliche Beträge zustande. Ein falscher Ansatz um Kosten zu sparen ist es meiner Erfahrung nach, an den Werbekosten zu sparen. Dies ist zwar schnell und einfach zu realisieren, man darf aber nicht vergessen, dass im harten Wettbewerb auch der Orthopädieschuh­techniker werblich aktiv sein muss, um  den freien Verkauf und damit auch den Umsatz zu steigern! Dazu ist es notwendig eine Jahreswerbeetat (durchschnittlich 2,5 Prozent vom Umsatz) mit einer klaren Werbestrategie festzulegen.

Im Schnitt über zwei Drittel der Gesamtkosten eines Betriebes entfallen auf Personalkosten. Um eine gute Rendite zu erzielen, sollten die Personalkosten höchstens ein Drittel des Umsatzes einnehmen. Mittels einer Branchensoftware (hier das PAEDUSPlantool) behält man diese Kosten für jeden Mitarbeiter und die einzelnen Arbeitsschritte im Blick
Im Schnitt über zwei Drittel der Gesamtkosten eines Betriebes entfallen auf Personalkosten. Um eine gute Rendite zu erzielen, sollten die Personalkosten höchstens ein Drittel des Umsatzes einnehmen. Mittels einer Branchensoftware (hier das PAEDUSPlantool) behält man diese Kosten für jeden Mitarbeiter und die einzelnen Arbeitsschritte im Blick
Im Schnitt über zwei Drittel der Gesamtkosten eines Betriebes entfallen auf Personalkosten. Um eine gute Rendite zu erzielen, sollten die Personalkosten
höchstens ein Drittel des Umsatzes einnehmen. Mittels einer Branchensoftware (hier das PAEDUSPlantool) behält man diese Kosten für jeden Mitarbeiter
und die einzelnen Arbeitsschritte im Blick

Die übrigen sonstigen Kosten wie zum Beispiel Buchführungskosten, Porto, Post, Telefon und so weiter werden meis­tens auch nicht genauer analysiert und einfach als notwendige Kos­tensumme akzeptiert. Doch bei einer ausführlichen Analyse stößt man dabei oft auf Einsparpotentiale, die zu einer Renditeverbesserung führen können.
Es zeigt sich, dass sich auch bei vermeintlichen Kleinigkeiten ein genauerer Blick lohnen kann.

Anzeige


Zinsniveau nutzen

Das Betriebsergebnis wird natürlich auch von den Zinsaufwendungen belas­tet, ­jedoch eignet sich das momentan niedrige Zinsniveau optimal für mögliche Umfinanzierungen. Diese aktuelle Chance gilt es aus meiner Sicht unbedingt zu nutzen. Darum empfielt es sich, das Gespräch mit der Hausbank zu suchen und auch Angebote anderer Kreditinstitute einzuholen.

Bei diesen Finanzierungs­gesprächen verlangt die Bank allerdings häufig Umsatz- und Ertragsrechnungen oder sogar Liquiditätsplanrechnungen vom Betrieb – also genau die betriebswirtschaftlichen Planzahlen, die für eine Renditesteigerung erhoben und ausgewertet werden müssen. Potenzielle Kreditgeber können mit diesen Zahlen die Ertragskraft prüfen und feststellen, ob der erforderliche Kapitaldienst aufgebracht werden kann.

Ziele setzen

Der Erfolg eines Betriebes ist planbar und kein Zufall! Die Zielsetzung eines Betriebes sollte bei einer Rendite von 15 bis 20 Prozent liegen. Dass diese Werte zu realisieren sind, sehe ich täglich in der Beratungspraxis. Doch dazu sind eben exakte Vorgaben über Umsatz und Kosten notwendig, die dann in eine ­Ertragsrechnung einfließen, um eine ­Erfolgsstrategie aufzubauen. Die Transparenz der Zahlen und eine permanente Kontrolle der wichtigsten Kennzahlen helfen dabei, rechtzeitig zu reagieren und geeignete Maßnahmen einzuleiten, um am Ende die gewünschte Rendite zu erreichen.